سند بر اساس ماده ۱۲۴۸ قانون مدنی، هر نوشته‌ای است که در مقام دعوی و دفاع، قابل استفاده باشد. بنابراین سند باید مکتوب بوده و در دادگاه قابلیت استناد داشته باشد. سند ممکن است رسمی یا عادی باشد. در این مقاله به بررسی انواع سند عادی و سند رسمی و روش تبدیل سند عادی به سند رسمی می‌پردازیم.
به طور کلی می‌توان گفت که سند عادی برخلاف سند رسمی، قدرت اجرایی ندارد. به عبارت دیگر، سندی که صرفا میان دو طرف یک معامله تنظیم شده است، سند عادی است و سندی که در دفتر اسناد رسمی، با دخالت یک مامور رسمی تنظیم شود، سند رسمی نام دارد. برای مثال سندی که میان دو نفر به شکل دست‌نوشته آماده و امضا می‌شود یک سند عادی است.
تاریخ سند عادی نسبت به اشخاص ثالث موثر نیست اما تاریخ سند رسمی، هم نسبت به اشخاص ثالث و هم اصحاب دعوی معتبر است.
مهر، امضا و اثر انگشت طرفین برای سند لازم است اما موجب رسمی شدن آن نمی‌شود، ملاک رسمی بودن سند، ثبت رسمی و قانونی آن توسط مامور دولت است. یکی از رایج‌ترین اسناد عادی که امروزه از آن استفاده می‌شود، سند عادی قولنامهای است که در زمان خرید و فروش ملک بین فروشنده و خریدار تنظیم و امضا می‌شود.
- سند رسمی معتبرتر و بهتر از سند عادی است و تبدیل یک سند عادی به سند رسمی مزایای فراوانی برای مالک سند خواهد داشت. برای مثال سند رسمی قابل تردید نیست اما در صورت استفاده از سند عادی باید معتبر بودن آن اثبات شود.
بیشتر بدانید: بهترین وکیل ملک در تهران کیست؟
قولنامه سندی است که بین خریدار و فروشنده تنظیم می‌شود و بر اساس آن ملکی در ازای وجه نقد یا مبلغی به صورت قسطی به خریدار واگذار می‌شود. در قولنامه به شرایط انتقال ملک اشاره می‌شود و طرفین آن را امضا می‌کنند. لازم به ذکر است که اگر یکی از طرفین نسبت به نحوه صحیح تنظیم قولنامه آشنا نباشد، ممکن است موجبات تقلب و کلاهبرداری فراهم شود. به همین دلیل ضروری است که در این باره اطلاعات کافی به دست آورید و از مشاور حقوقی راهنمایی دریافت کنید.
در قولنامه به مشخصات فروشنده، خریدار و ملک مورد معامله اشاره می‌شود. علاوه بر این اشاره به زمان آغاز و اتمام معامله، حق فسخ و شرایط آن و سایر موارد مرتبط، ضروری است. ممکن است شرایط خاصی در نظر گرفته شود تا خریدار یا فروشنده امکان برهم زدن معامله را داشته باشند. برای مثال در صورت عدم تطابق ملک با جزییات ذکر شده در سند، خریدار امکان فسخ خواهد داشت. همچنین ممکن است در قولنامه شرایطی درنظر گرفته شود که به موجب آن، در صورتیکه خریدار مبلغ تعیین شده را در زمان مقرر شده نپرداخت، فروشنده بتواند معامله را فسخ کند.
در نهایت یکی دیگر از نکاتی که معمولا در قولنامه به آن توجه می‌شود، تعیین یک هزینه به عنوان ضمانت اجرا در صورت ورود خسارت است. به عبارت دیگر یک مبلغ تحت عنوان وجه التزام تعیین می‌شود که برای تضمین معامله از آن استفاده می‌شود و ممکن است در صورت بروز خسارت توسط هر یک از طرفین معامله به طرف دیگر پرداخت می‌شود.
بیشتر بخوانید: وظایف وکیل کلاهبرداری در کلاهبرداری اینترنتی چیست؟
از آن‌جایی که قولنامه سند رسمی نیست، ممکن است مشکلات حقوقی و مالی فراوانی برای طرفین ایجاد کند. به همین منظور در زمان خرید ملک قولنامهای باید با دقت و آگاهی کامل تصمیم گرفت.
- یک نکته مهم در همین راستا، توجه به اعتبار بنگاه و مشاوراملاکی است که قولنامه در آن تنظیم می‌شود. این بنگاه املاک باید مجوز رسمی داشته باشد و عضو اتحادیه مشاورین املاک باشد. در صورتیکه بنگاه مذکور قانونی نباشد، قولنامه تنظیم شده فاقد اعتبار است و قابل استناد نخواهد بود.
- نکته مهم دیگری که در زمان خرید ملک قولنامهای باید به آن توجه کرد، همزمان بودن انتقال سند و پرداخت وجه است. به عبارت دیگر، تنظیم سند و انتقال ملک باید همزمان با پرداخت مبلغ ملک انجام شود تا از کلاهبرداری و هر گونه مشکل احتمالی در آینده جلوگیری شود.
برای این کار باید از معتبر بودن قولنامه اطمینان حاصل شود. ملک مورد نظر باید یک نقشه که توسط مهندس کشیده شده و در آن مساحت و مشخصات ذکر شده، داشته باشد. متقاضیانی که قصد تبدیل قولنامه به سند تک‌برگ را دارند باید همه مدارک خود از جمله قولنامه، نقشه ملک، شناسنامه و سایر مدارک هویتی خود را در سامانه ثبت ملک آپلود کند و یک کد رهگیری بگیرد. با کد رهگیری به متقاضی یک شماره پرونده داده می‌شود و پس از آن، کارشناسان اداره ثبت از ملک بازدید کرده و در نهایت در صورت تکمیل بودن مدارک، سند تک برگ به ملک داده می‌شود.
- به دلیل پیچیدگی این مراحل برای تسهیل و تسریع روند تبدیل سند عادی به سند رسمی بهتر است که از یک وکیل با تجربه در حوزه ثبت کمک بگیرید.
